Die Prozesslandkarte ist ein wesentliches Werkzeug, um die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens zu veranschaulichen, zu optimieren und zu digitalisieren. Sie hilft Ihrem Unternehmen, Probleme zu identifizieren und Lösungen zu finden, um eigene Geschäftsprozesse zu verbessern. Eine Prozesslandkarte zu erstellen ist vor allem für Unternehmen interessant, die digital erfolgreich sein wollen.
In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Schritte nötig sind um Ihre Prozesslandkarte zu erstellen und zu digitalisieren. Sie lernen, wie Sie sich einen zielgenauen Überblick über die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens schaffen.
Prozesslandkarte erstellen – Die drei Prozessebenen im Überblick
Wenn Sie eine Prozesslandkarte für Ihr Unternehmen erstellen, ordnen Sie Ihre diversen Geschäftsprozesse jeweils einen der drei Prozessebenen zu. Hierbei ist es wichtig zu wissen, welche Bedeutung und welchen nutzen die einzelnen Prozessebenen für Ihr Unternehmen haben.
Managementprozesse
Managementprozesse sind ein wesentlicher Bestandteil der operativen Steuerung eines Unternehmens. Sie umfassen die Planung, Organisation, Durchführung und Kontrolle aller Unternehmensaktivitäten. Darüber hinaus legen sie die Rahmenbedingungen für die Zusammenarbeit aller Beteiligten fest. Die Managementprozesse sind somit ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmensführung.
Kernprozesse
Kernprozesse sind diejenigen Geschäftsprozesse, die den größten Teil des Unternehmenswerts ausmachen. Sie sind das Rückgrat jedes Unternehmens und haben direkten Bezug zu Kundenaufträgen. Kernprozesse sind in der Regel wettbewerbskritisch, da sie dem Kunden einen Mehrwert liefern. Die Zuordnung der Geschäftsprozessen in dieses Prozesscluster ist branchenabhängig, da die Art und Ausprägung der unternehmerischen Wertschöpfung von Branche zu Branche unterschiedlich ist.
Supportprozesse
Bei Supportprozessen handelt es sich um Prozesse, die zwar keinen oder nur geringe Wertschöpfungsanteile aufweisen, aber für die Ausführung der Leistungserstellung von hoher Bedeutung sind. Die Bedeutung von Supportprozessen ist nicht zu unterschätzen, da sie die Leistungserstellung in den Kernprozessen unterstützen. Beispiele für Supportprozesse sind die Finanzbuchhaltung, die Kostenrechnung, das Berichtswesen oder das Personalwesen.
Die 6 Schritte, mit denen Sie Ihre Prozesslandkarte erstellen
Es gibt 6 Schritte denen Sie folgen können, um mit Ihrer Prozesslandkarte durchzustarten.
Schritt 1: Das Gestaltungsprinzip Ihrer Prozesslandkarte
Zuerst wählen Sie das Gestaltungsprinzip, auf dem Ihre Prozesslandkarte basiert. Hier unterscheidet man zwischen der methodischen Gestaltung nach Kernprozessen und der fachlichen Gestaltung nach Branchenstandards. Wählen Sie das Gestaltungsprinzip, das man besten zu Ihrer Marke passt.
Wenn Sie zum ersten Mal eine Geschäftslandkarte für Ihr Unternehmen erstellen ist es empfehlenswert mit dem methodischen Gestaltungprinzip zu starten, da dieses intuitiver ist. Je komplexer die Prozesse werden, desto praktischer sind Prozesslandkarten in einem Standard.
Schritt 2: Allgemeine Geschäftsprozesse definieren
Im zweiten Schritt definieren Sie die aktuellen Prozesse Ihres Unternehmens und die einzelnen Teilschritte. Dabei ist es egal wie klein oder scheinbar unbedeutend ein Prozess ist. Wirklich jeder Prozess sollte dokumentiert werden. Wer arbeitet bei was mit wem zusammen? Welche Prozesse sind abhängig voneinander? Nur wenn Sie sämtliche Daten und Prozesse richtig dokumentieren können Sie eine akkurate Prozesslandkarte erstellen, die Ihr Unternehmen vorantreibt.
Schritt 3: Management-, Kern- und Supportprozesse definieren
Nachdem Sie die allgemeinen Prozesse Ihres Geschäfts definiert haben müssen Sie diese nun in Management-, Kern- und Supportprozesse unterteilen. Diese Unterteilung kann schwierig sein, da es nicht immer leicht fällt zu definieren, welcher Prozess nun wirklich unter was fällt. Hier hilft es, wenn Sie sich bei der Unterteilung fragen ob der jeweilige Prozess in direkter Verbindung mit Ihrem Kunden steht. Alle Prozesse, bei denen dies der Fall ist, sind Kernprozesse. Prozesse die wiederrum nicht direkt etwas mit Ihrem Kunden zu tun haben, sondern eher Schnittpunkte sind bei denen Prozesse überwacht, getestet oder optimiert werden, sind Management- oder Supportprozesse.
Schritt 4: Die Prozesslandkarte erstellen
Da Sie in Schritt 3 Ihre Prozesse unterteilt haben können Sie nun beginnen, Ihre Prozesslandkarte digital zu erstellen. Wenn Sie nicht wissen, wie Sie dies am besten angehen, ist es hilfreich eine Prozessmanagement-Software als Unterstützung zu nutzen. Im Normalfall können solche Tools nicht nur bei der ersten digitalen Zeichnung Ihrer Prozesslandkarte helfen, sie können Ihre Karte ebenfalls direkt analysieren und Schnittstellen hervorheben, die verbessert werden können. Natürlich ist eine Nutzung von alltäglicher Software wie Word oder PowerPoint für eine erste digitale Zeichnung Ihrer Geschäftslandkarte ebenso ausreichend.
Schritt 5: Mit Heat Maps den Optimierungsbedarf definieren
Heat Maps können genutzt werden, um Prozesse in Ihrer Prozesslandkarte hervorzuheben, die Optimierungsbedarf haben. Bei den Heat Maps handelt es sich um eine farbliche Darstellung der Problemzonen, die hierarchisch, beispielsweise in einem Ampel-System, dargestellt werden. Dies macht es leichter zu erkennen, wo die Hauptprobleme sitzen und wo Sie anfangen sollten, zu optimieren. Da viele Geschäftsprozesse aufeinander aufbauen ist es wichtig bei der Optimierung darauf zu achten, dass auch die zugehörigen Prozesse weiterhin im grünen Bereich bleiben.
Schritt 6: Mit Teilprozessen eine bessere Übersicht schaffen
Um die in Schritt 5 definierten Problemzonen noch genauer zu identifizieren ist es hilfreich, in der Prozesslandkarte mit Ebenen zu arbeiten. Hierbei können Sie unterscheiden zwischen einer oberflächlichen Ebene zur reinen Übersicht Ihrer Gesamtprozesse und -zusammenhänge und einer detaillierten Ebene darunter, die die Vorgänge noch einmal in einzelne Prozess-Schritte unterteilt. Solch eine Unterteilung hilft Ihnen und Ihren Mitarbeitern dabei zu erkennen, wo genau das Problem innerhalb eines Prozesses liegt. Es kann nämlich vorkommen, dass der Prozess selbst gut läuft, aber ein Schnittpunkt innerhalb des Prozesses nicht richtig in dessen Workflow passt und diesen beeinträchtigt.
Mit webFLEX.digital Ihre Prozesslandkarte erstellen und erfolgreich werden
Sie wissen nun, wie Sie Ihre Prozesslandkarte erstellen und die Problemzonen in Ihren Geschäftsprozessen definieren. Doch nicht immer ist es einfach, alles akkurat zu identifizieren. Vor allem bei der Definition der allgemeinen Prozesse kann es dazu kommen, dass kleinere aber wichtige Prozesse übersehen oder falsch zugeordnet werden.
Unsere Berater unterstützen Sie gerne dabei, Ihre Prozesslandkarte zu erstellen. In unserer Digitalisierungsberatung legen wir gemeinsam mit Ihnen die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens fest und unterstützen Sie dabei, diese erfolgreich zu unterteilen und zu optimieren. Dabei profitieren Sie von unserer jahrelangen Erfahrung in den Bereichen digitale Geschäftsmodelle, digitale Prozesse, digitales Marketing und digitales Design für unterschiedlichste Branchen.
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