Der Bund hat eine neue E-Rechnung Verordnung, kurz ERechV ins Leben gerufen, die am 27. November 2020 in Kraft tritt. Durch diese neue Verordnung werden Dienstleister und Lieferanten in den öffentlichen Verwaltungen dazu verpflichtet, nur noch Rechnungen in elektronischer Form zu verschicken. Der folgende Artikel hält die wichtigsten Informationen bezüglich der neuen Regelung bereit.
Das wichtigste der neue ERechV im Überblick
Durch die neue E-Rechnungsverordnung, welche der Bund festgelegt hat, werden öffentliche Verwaltungen dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen.
Dienstleister und Lieferanten der öffentlichen Verwaltung werden dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen zu versenden.
Die Verordnung tritt am 27. November 2020 in Kraft und ist ab diesem Zeitpunkt verpflichtet. Öffentliche Auftraggeber haben ab diesem Datum das Recht darauf zu bestehen, dass E-Rechnungen zugesandt werden.
Gibt es bei der neuen E-Rechnung Regelung Ausnahmen?
In dem Paragraf 3 der ERechV werden die Ausnahmen erläutert. Von der Verpflichtung sind die folgenden Sachverhalte ausgenommen:
- Verfahren der Organleihe
- spezielle Angelegenheiten von Beschaffungen im Ausland beziehungsweise dem Auswärtigen Dienst
- Rechnungsdaten, die geheimhaltungsbedürftig sind
- Direktaufträge, deren Auftragswert 1.000 Euro nicht überschreitet
Sind alle E-Rechnungen gleich?
Nicht jede E-Rechnung gleicht der anderen. Es liegt nach dem ERechV nur dann wirklich eine E-Rechnung vor, wenn diese dem aktuellen Standard des Datenaustausch Rechnung oder aber einem anderen Standard entspricht, der konform mit der Norm EN 16931 ist. Darüber hinaus ist es nötig, dass die E-Rechnung den Nutzungsbedingungen der Rechnungs-Eingangsplattformen und dem ERechV entspricht.
Ergeben sich dadurch Vorteile für die Lieferanten?
Es gibt eine Reihe an Vorteilen, welche die E-Rechnung für Lieferanten gegenüber der papierbasierten Verarbeitung und Stellung von Rechnungen mit sich bringt. Diese sind unter anderem:
- die Rechnungsstellung wird vereinfacht
- durch kürzere Durchlaufzeiten ist eine schnellere Bearbeitung und Zahlung möglich
- Portokosten fallen weg, woraus sich ein Einsparpotenzial ergibt
- durch geringeren Papierverbrauch und den Wegfall des Transports wird die Umwelt geschont
Darüber hinaus lässt sich festhalten, dass die E-Rechnung ein wichtiger Schritt in die Zukunft ist. Denn, eine digitalisierte Abwicklung von Rechnungen spielt nicht nur in der Verwaltung eine wichtige Rolle, sondern in allen Bereichen.
Wie wird eine E-Rechnung versendet?
Durch das Verwaltungsportal des Bundes werden E-Rechnungen an die Bundesverwaltung gesendet – dies entspricht dem Onlinezugangsgesetz. Für Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung, Organe der Verfassung und Bundesministerien wird die ZRE, die zentrale Rechnungseingangsplattform genutzt. Rechnungen können nach einer einmaligen Registrierung über diese Portale übermittelt werden. Dafür ist die Nutzung verschiedener Wege möglich:
- Webservice durch PEPPOL
- DE-Mail
- Upload
- Weberfassung
Was muss getan werden?
Rechnungssteller sollten im ersten Schritt prüfen, ob die neue ERechV auf sie zutrifft. Falls nicht, gibt es trotzdem eine Vielzahl von Gründen, um die E-Rechnung in die Buchhaltung zu integrieren. In Zusammenarbeit mit den IT-Verantwortlichen und der Finanzabteilung sollte ein Plan entwickelt werden, um die E-Rechnung zu integrieren.
Hier gibt es viele individuelle Wege, abhängig davon, ob es nur kleinvolumige und wenige Rechnungen gibt, oder viele Rechnungen mit einem großen Volumen. Im ersten Fall sollte der Upload oder die direkte Weberfassung im ZRE genutzt werden. Für den zweiten Fall ist der richtige Schritt die generelle Anbindung des IT-Systems an die ZRE. Wichtig ist, dass in den Prozess alle verantwortlichen Mitarbeiter einbezogen werden
